Alternative zu Outlook – Warum sollte ich mich von Outlook trennen?

Was sind die wichtigen Fakten

Fakten – Kosten

Im Juli 2024 hat Microsoft ältere Versionen von Outlook deaktiviert und drängt alle Benutzer dazu, Microsoft 365 im Abo zu nutzen (Fr. 7.00 pro Monat). Es ist zu erwarten, dass die Preise bald steigen werden.

Fakten – Werbung

Als kostenlose Alternative kann Microsoft 365 Online verwendet werden, jedoch muss man sich auf aufdringliche Werbung einstellen.

Fakten – Spionage

Im Juni hat Microsoft Recall eingeführt, ein Programm, das alle paar Sekunden Bildschirmfotos erstellt, analysiert und in Text umwandelt. Die Verwendung dieser Daten bleibt unklar.

Outlook bietet neu IMAP an. Was Microsoft unter IMAP versteht ist nicht ein IMAP Server, sondern die E-Mails werden auf Microsoft umgeleitet. Damit sind alle E-Mails bestens bei Microsoft aufgehoben und der Datenspionage steht nichts mehr im Weg.

Fakten – Albern

Das neue Outlook für Windows ersetzt die Mail- und Kalender-App. Das gefällt nicht jedem. Microsofts Vorgehen bei der Umstellung ist jedoch schlichtweg albern.

Fakten – Zustimmung AGB Microsoft

Bereits im September 2023 haben alle Windows-Benutzer den umfangreichen Allgemeinen Geschäftsbedingungen (41 A4 Seiten) zugestimmt.

Wir lesen nicht alle AGB, welche uns angeboten werden. Jedoch möchte ich einige Punkte näher erläutern:

• q. KI-Dienste. „KI-Dienste” sind Dienste, die ein System mit künstlicher Intelligenz („KI”) umfassen, nutzen, von diesem betrieben werden oder ein solches sind und von Microsoft entsprechend gekennzeichnet oder beschrieben werden.
  • 1. Zurückentwickeln (Reverse Engineering). Sie dürfen die KI-Dienste nicht nutzen, um zugrunde liegende Komponenten der Modelle, Algorithmen und Systeme zu erkunden. Beispielsweise dürfen Sie nicht versuchen, die Gewichtungen von Modellen zu ermitteln und zu entfernen.
  • 2. Extrahieren von Daten. Sofern nicht ausdrücklich gestattet, dürfen Sie keine Web-Scraping-, Web-Harvesting- oder Web-Datenextraktionsmethoden verwenden, um Daten aus den KI-Diensten zu extrahieren.
  • 3. Beschränkungen der Nutzung von Daten aus den KI-Diensten. Sie dürfen die KI-Dienste oder Daten aus den KI-Diensten nicht verwenden, um andere KI-Dienste zu erstellen, zu trainieren oder (direkt oder indirekt) zu verbessern.
  • 4. Nutzung Ihrer Inhalte. Im Rahmen der Bereitstellung der KI-Dienste verarbeitet und speichert Microsoft Ihre Eingaben in den Dienst sowie Ihre Ausgaben aus dem Dienst, um missbräuchliche oder schädliche Nutzungen oder Ausgaben des Dienstes zu überwachen und zu verhindern.
  • 5. Ansprüche Dritter. Sie sind allein dafür verantwortlich, auf etwaige Ansprüche Dritter bezüglich Ihrer Nutzung der KI-Dienste in Übereinstimmung mit den geltenden Gesetzen zu reagieren (einschliesslich, aber nicht beschränkt auf Urheberrechtsverletzungen oder andere Ansprüche im Zusammenhang mit der Inhaltsangabe während Ihrer Nutzung der KI-Dienste).

Fakten: Willkürliche Sperre bei Online-Funktionen

Willkürliche Sperre von Online-Funktionen: Es wird empfohlen, Microsoft und Microsoft-Konten zu meiden, da im Falle einer Sperrung digitale Inhalte und Leistungen unwiederbringlich verloren gehen können. Es ist wichtig, sich vor möglichen Risiken zu schützen.

Der Hintergrund (von Born City)

Microsoft versucht ja seit ewigen Zeiten die Nutzer zu Melkkühen zu erziehen und bietet allerlei Abos an, die ein Microsoft Konto als Zugang benötigten. Das reicht von Office 365-Abos über Skype zu Teams bis hin zu Xbox oder Windows 8.1/10.

Bei Windows 10 lässt sich zwar noch ein lokales Benutzerkonto einrichten. Ich hatte aber bereits im Februar 2020 berichtet (siehe Artikel Windows 10: MS-Kontenzwang auch in Deutschland etc. am Beitragsende), dass Microsoft den Leuten bei der Neueinrichtung eines Kontos immer mehr Steine in den Weg legt, um ein lokales Konto zu verhindern und den Nutzer zu zwingen, ein Microsoft-Konto beim Windows-Setup einzurichten. Das Marketing von Microsoft will die Leute (speziell Consumer) auf ein Microsoft-Konto zwingen, um sie mittelfristig zu Abonnenten zu machen.

In den Artikeln wie Windows 10: MS-Kontenzwang auch in Deutschland hatte ich aber erwähnt, dass man als Nutzer den Microsoft Kontenzwang noch umgehen kann. Ich habe es nicht getestet, aber Mitte Juni 2020 berichtete Chip in diesem Artikel, dass Benutzer bei der Installation von Windows 10 Version 2004 immer häufiger einen Vollbild-Screen angezeigt bekommen, wo nur noch ein Microsoft Konto aufgedrängt wird.

Microsoft Konto weg – Du bist digital tot!

Verliert ein Nutzer den Zugang auf sein Microsoft-Konto, ist er digital schlicht und ergreifend gestorben. Alle Dienste, die mit dem Konto verbunden sind, lassen sich nicht mehr nutzen. Abos und Daten sind ebenfalls nicht mehr zugreifbar. Ich hatte bereits 2014 im Blog-Beitrag Microsoft-Konten gesperrt, und nun? auf die Probleme hingewiesen. Damals gab es noch irgendwie etwas Hoffnung, dass man Betroffenen – wenn auch mit Schmerzen – vielleicht helfen könnte, wieder Zugriff auf das Microsoft-Konto zu bekommen.

Weitere Links zu Microsofts Bestimmungen:

• https://privacy.microsoft.com/de-de/privacystatement
• https://support.microsoft.com/de-de/windows/nutzungsregeln-f%C3%BCr-digitale-produkte-regeln-83812b1f-1ecd-9a46-d3a7-ad1eadce49d1
• https://powerplatform.microsoft.com/de-de/business-applications/legal/
• https://www.microsoft.com/de-at/servicesagreement

Nun, die Meisten von uns werden keine solchen Mitteilungen bekommen. Sofern man kein OneDrive Konto hat.

Zusammenfassung und Lösungsangebote

Wer derzeit Outlook nutzt, muss entweder dafür bezahlen oder sich mit lästiger Werbung abfinden. Zudem werden sämtliche E-Mails, Kontakte, Termine und Anhänge (wie Bilder, Filme, Dokumente usw.) an Microsoft zur Verfügung gestellt. Selbst wenn man keine sensiblen Daten besitzt, wird man wahrscheinlich nicht alle Informationen an Microsoft weitergeben wollen.

Auch wer keine heiklen Daten hat, wie zum Beispiel der Schweizer Nachrichtendienst, Polizei, Steuerbehörden, Banken, Treuhand und viele Andere. Man wird trotzdem nicht alle Daten an Microsoft übergeben wollen.

Der entwendete Master Key von Microsoft ist ein weiteres Indiz, dass diese Firma, nicht in der Lage ist, die Daten zu schützen. Im Gegenteil, mit Recall geht die Spionage in eine weitere Runde.

Alternative Anbieter von E-Mail Diensten

Es gibt auch andere Anbieter von Web-E-Mail-Diensten neben Outlook, die uns bekannt sein dürften:

• Web Mail Bluewin – Swisscom kostet jetzt Fr. 2.90 für Nichtkunden monatlich
• Sunrise mail – ist ein Google Mail Konto – nur für Kunden
• GMX.de – Gratis viel Werbung

Die Sicherheit der Daten ist ungewiss.

Es gibt jedoch zwei Anbieter, die als sicher gelten und ohne Werbung auskommen:

• Informaniak Mail Gratis E-Mail Gratispeicher 20 GB
• Proton Mail Free, Gratis 1 GB Speicher / Plus Fr. 3.99 mt, 15 GB

Eine sehr gute Lösung ist die Nutzung eines eigenen Webservers. Zum Beispiel Netcup ab € 2.17 mtl. mit 100 E-Mail-Adressen und 25 GB Speicherplatz. Dadurch sind die Daten optimal geschützt. Meine Empfehlung!

Die beste Lösung wäre die Einrichtung eines eigenen Mail-Servers zu Hause. Der Aufwand und die Wartung sollten jedoch nicht unterschätzt werden.

Die meisten von uns haben bereits ein oder mehrere E-Mail-Konten bei verschiedenen Anbietern. Alle, die ein Smartphone besitzen, haben entweder ein iCloud oder ein Google-Mail-Konto.

Outlook funktioniert nicht mehr!

Sollte Outlook sich weigern, die Daten korrekt anzuzeigen, dann hilft ein kostenloses Tool aus dem Internet. Mit Outlook PST Viewer lassen sich folgende Aufgaben perfekt erledigen:

Die beste praktische Lösung

CoolUtils PST Viewer ist eine der besten auf dem Markt erhältlichen Softwarelösungen und kann auch als OST-Viewer dienen. Es benötigt nicht viel Speicherplatz, verfügt über eine einfache Navigation und Benutzeroberfläche und ist mit mehreren Windows-Betriebssystemen kompatibel.

Keine Neuinstallation von Outlook erforderlich

Sie müssen nicht zu Outlook zurückkehren oder Ihr altes Konto wiederherstellen, um die Korrespondenz auf Ihrem Laptop zu lesen. Der PST-Viewer erledigt diese Aufgabe problemlos, sodass Sie nicht viel Zeit für die Wiederherstellung aufwenden müssen.

Keine Notwendigkeit, Online-Dienstprogramme zu verwenden

CoolUtils PST-Dateibetrachter verfügt über alle notwendigen Funktionen, um offline zu arbeiten. Kunden können die Software einfach auf ihrem Computer installieren und die bereitgestellten Tipps befolgen. Auf diese Weise können Sie potenzielle Datenlecks und die Übermittlung Ihrer persönlichen Daten über das Internet vermeiden.

NoPerfect E-Mail-Sortiertool

Der PST-Datei-Viewer dient als perfektes E-Mail-Sortiertool. Kunden können Ihre Korrespondenz nach verschiedenen Kriterien anzeigen, sortieren und organisieren – Absender, Empfänger, Datum, Uhrzeit usw. Im Gegensatz zur manuellen Sortierung dauert es nur wenige Sekunden.

Berichte erstellen

Dieser PST-Viewer verfügt über eine einfache, aber umfangreiche Funktionalität: Kunden können ihre Briefe sogar nach einem bestimmten Kriterium gruppieren und auf Basis dieser Informationen einen Bericht erstellen. Es hilft sehr bei der Bearbeitung großer Mengen eingehender Korrespondenz.

Einfache Konvertierung

Mit dem PST-Datei-Viewer von CoolUtils können Sie Outlook-PST-Dateien in EML konvertieren, um eine reibungslose Migration zu einem anderen Mailing-Dienst zu ermöglichen. Sie müssen nicht das Risiko eingehen, verdächtige Online-Ressourcen zu nutzen und Datenbanken mit wichtiger Korrespondenz an Online-Konverter hochzuladen. Dieser OST-Viewer kann damit umgehen.

Beschädigte Dateianzeige

Wenn Sie beschädigte Dateien haben, die Sie lesen oder sogar wiederherstellen möchten, können Sie den PST-Datei-Viewer verwenden, um die Aufgabe zu erledigen. Fühlen Sie sich frei, die Software zu verwenden, um durch Archive mit beschädigten Dateien zu navigieren und die notwendigen Informationen anzuzeigen.

Völlig kostenlos

Kunden werden ermutigt, den CoolUtils PST-Viewer kostenlos zu nutzen, wenn sie ihn für den persönlichen Gebrauch benötigen. Allerdings gilt dieses Angebot nicht für die kommerzielle Nutzung, sodass Sie für Arbeitszwecke eine Lizenz erwerben müssen.

Thunderbird als Werbe- und Daten freie alternative

Thunderbird (Donnervogel) ist im Moment die beste Alternative zu Outlook. Bedienung und das Aussehen können an Outlook angepasst werden. Nach kurzer Eingewöhnungszeit ist die Nutzung problemlos. Das Programm ist kostenlos, aber eine Spende ist dennoch empfehlenswert! Wenn ein Import von Outlook erfolgen soll, ist es ratsam, die Version von Outlook zu überprüfen, da ältere Versionen in 32-Bit sind und eine andere Vorgehensweise erfordern.

Outlook Sichern

Es ist wie immer empfehlenswert eine Sicherung der Outlook Daten zu erstellen. Damit kann jeder Zeit wieder zurück. Beim Import wird die Outlook Datei .pst nicht verändert.

Sicherung von Outlook wie folg erstellen.

1. Klicken Sie in Outlook oben auf den Tab “Datei”.
2. Wählen Sie hier nun “Öffnen und Exportieren” aus und klicken Sie auf “Importieren / Exportieren”.
3. Im Import- / Export-Assistenten wählen Sie die passende Aktion aus: “In Datei exportieren”.
4. Bestätigen Sie mit “Weiter”.
5. Im nächsten Schritt geben Sie an in welchem Dateityp Sie die Daten sichern möchten. Hier wählen Sie die “Outlook-Datendatei (.pst)” aus.
6. Bestätigen Sie abermals mit “Weiter”.
7. Im nächsten Schritt wählen Sie die Ordner bzw. die Anwendungen aus, deren Daten Sie sichern möchten. Das kann beispielsweise der Kalender, die Kontakte oder der Posteingang sein.
8. Bestätigen Sie mit “Weiter”.
9. Anschließend müssen Sie festlegen, wo das Backup gespeichert werden soll. Wir empfehlen Ihnen ein externes Speichermedium. Unter “Durchsuchen” können Sie das angeschlossene Medium auswählen. Klicken Sie im gleichen Schritt auf “Duplikate durch exportierte Elemente ersetzen”, wenn Sie das Backup stets am gleichen Ort speichern und keine älteren Versionen behalten möchten.
10. Bestätigen Sie mit “Fertigstellen”.
11. Das Backup wird an dem von Ihnen festgelegten Speicherort abgelegt.

E-Mail in Thunderbird installieren und einrichten

Um Updates und Erweiterungen zu finanzieren ist eine Spende sinvoll,

Nach dem Download muss das Programm installiert werden.

Anschliessend gibt man die Kontendaten ein.

Wählen Sie in den Einstellungen unbedingt IMAP für Ihr E-Mail-Konto aus.

Wenn man bis jetzt POP eingerichtet hatte, müssen alle Mails, Kontakte und Kalendereinträge manuel importiert werden. Bei IMAP entfallen diese Schritte und alle Geräte sind immer exakt gleich synchronisiert. Mit Ausnahme der lokalen Ordner.

Einige Anbieter prüfen die Kontoberechtigung, indem sie eine Bestätigung auf Ihrem Handy oder in Outlook anfordern. Es ist wichtig, diese Überprüfung zeitnah durchzuführen, da sie manchmal zeitlich begrenzt ist. Anschließend werden alle Daten von Ihrem E-Mail-Server (z.B. Bluewin, Google, Apple) in Thunderbird importiert.

Die notwendigen Daten sieht man entweder im Outlook unter Konto einrichten oder man kann diese beim Anbieter erfragen oder natürlich googlen.

Hier findet man die wichtigsten Server Einstellungen welche in der Schweiz verbreitet sind.

Im Fenster sollte es dann so wie im Bild links aussehen.

Kontakte importieren

Manchmal werden die Kontakte nicht importiert, dann erledigen wir das wie folgt.

Den Namen so eingeben, wie er in den E-Mails erscheinen soll. In der Zeile darunter die richtige E-Mail-Adresse.

Mit Weiter abschliessen.

Kalender importieren

Wenn man auf den Kalender (Alt + 3) wechselt, kann man ganz links unten auf Neuer Kalender klicken.

Bei einem Google Konto ist klar, dass wir diesen auswählen, bei allen Anderen, wählt man im Netzwerk.

Hier wird die E-Mail Adresse verlangt und der Hostname des Servers. Das Zweite findet man beim Anbieter. Event. muss man etwas Googeln.

Die Daten wie Links ergänzen. Damit wird der Kalender importiert.

Hat man mehrere Kalender beim selben Anbieter, hat man die Wahl eine Auswahl zu treffen oder alle zu importieren.

Import von Outlook

Möglicherweise können nicht alle E-Mails und Kontakte importiert werden. Deshalb kann man auch einen Import von Outlook erstellen. Dies verlangt, dass eine aktuelle Outlook Version installiert ist. Bei Outlook 2010 funktioniert dies etwas anders, da noch ein 32 Bit Programm verwendet wird. Weiter untern folgt die Lösung dafür.

Zuerst muss Outlook geöffnet werden, erst dann im Thunderbird auf das Menu Extra (wenn nicht ersichtlich, dann die Alt Taste kurz drücken) und Importieren wählen.

Wie im Bild Import aus Outlook wählen. Der Import erfolgt jetzt automatisch.

Um lokale Ordner von Outlook zu Thunderbird zu übertragen, müssen sie zunächst in Outlook ausgewählt und dann in Thunderbird in einen lokalen Ordner kopiert werden. Erst danach ist es möglich, die Ordner innerhalb von Thunderbird an die gewünschte Stelle zu verschieben, falls erforderlich.

32 Bit Outlook importieren 2010 und älter

In diesem Fall benötigen wir auch ein altes Thunbird mit 32 Bit. Damit funktioniert auch der Import von älteren .pst Dateien. Nach dem erfolgreichen Import der Daten von Outlook kann Thunderbird auf die neuste Version angehoben werden über das Menu Hilfe > Über Thunderbird. Das Update sollte jetzt automatisch erfolgen.

iPhone Benutzer – Kontakte importieren

Wer zusätzliche Kontakte, zum Beispiel vom iPhone, importieren möchte, kann auf dem iPhone auf

Kontake gehen > Liste auswählen > Alle Auswählen > per Mail versenden (an die eigene Adresse).

Auf Thunderbird wechseln und dort den Anhang speichern.

Im Auswahlfenster die Datei, welche jetzt im Download Ordner ist, auswählen. Die Daten werden importiert. Es ist momentan nicht möglich, doppelte Daten automatisch zusammenzuführen.

Das obige Verfahren funktioniert natürlich nicht nur mit dem iPhone.

Thunderbird – Einstellungen Anpassen

Die Einstellung zum Spenden kann in den Einstellungen

> Allgemein > Beim Aufrufen …… deaktivieren.

Download Ordner festlegen

>Allgemein > ziemlich weit runter scrollen > Datei Speichern > Durchsuchen wählen.

Updates

>Allgemein > ziemlich weit runter scrollen > Updates wählen

Grosse Anhänge an Dropbox senden – Vorhandes Dropbox Konto hinzufügen.

Links

Deutschsprachige Hilfe-Seiten
https://www.thunderbird-mail.de/startseite/

Hilfe zum installieren und Updates
https://support.mozilla.org/de/products/thunderbird/install-and-update

Tastatur Kürzel
https://support.mozilla.org/de/kb/Tastaturkuerzel_Thunderbird#w_liste-der-tastenkombinationen

Windows Mail noch bis ende 2024 verfügbar
https://www.mimikama.org/abschaltung-windows-mail-kalender/

Windows Outlook krallt sich die Zugangsdaten
https://www.heise.de/news/Microsoft-krallt-sich-Zugangsdaten-Achtung-vorm-neuen-Outlook-9357691.html

Microsoft legt Windows Mail und Kalender lahm
https://www.heise.de/news/Microsoft-legt-Windows-Mail-und-Kalender-lahm-9767148.html

Der Einzige Weg um Windows Mail Kontakte zu exportieren
https://www.pctipp.ch/praxis/windows/microsoft-kontakt-export-windows-mail-vereitelt-2887353.html?page=1_der-einzige-weg-zum-kontakt-export-aus-windows-mail

MailStore Home E-Mail Sicherungs Software
(Gmail, Gmx, Weg.de, Yahoo uvm.) Outlook
Beliebige Postfächer über Pop3 oder IMAP)
https://www.mailstore.com/de/produkte/mailstore-home/