Google Docs

Viele nutzen Microsoft Word für die Dokumentenbearbeitung. Doch die kostenlose Webversion von Google Docs braucht sich nicht zu verstecken. Hier die wichtigsten Funktionen für Einsteiger.

Google Docs ist ein Online-Textverarbeitungsprogramm, mit dem man Dokumente erstellen, formatieren und gemeinsam bearbeiten kann. Eine Installation ist nicht nötig. Docs gehört zu Googles kostenpflichtigem «Workspace», das auch «Tabellen», «Präsentationen», «Formulare», Google Drive und Gmail umfasst.

Ein Vorteil dieser Online-Suite ist die optimale Abstimmung der Google-Apps. Man kann etwa via Gmail auf Kommentare in Google Docs antworten, Diagramme aus Google «Tabellen» einbetten oder alles im Videokonferenztool Google Meet teilen. Die private Nutzung von Googles Workspace ist kostenlos; ein privates Google-Konto wird vorausgesetzt. Wer nichts installieren möchte, kann Google Docs als Webversion nutzen, es gibt aber auch eine mobile App für Android und iOS.

Unterschied zu MS-Word

Microsoft Word bietet eine Offline- und eine Onlineversion, während Google Docs nur als Webversion verfügbar ist. Beide Programme speichern in der Cloud, was den Vorteil hat, dass Dokumente von jedem Gerät aus zugänglich sind. Allerdings liegen die Daten nicht mehr in eigener Hand, was datenschutztechnisch heikel sein kann.

Google Docs bietet mehr Funktionen als die Onlineversion von Word, während die Desktop-Version von Word im Bereich Layout und Textformatierung überlegen ist. Der grösste Unterschied ist der Preis: Microsoft-365-Abos können teuer werden, während Google Docs kostenlos ist.

Starten

Nach dem Öffnen des Webbrowsers und dem Aufrufen von docs.google.com loggt man sich mit seinem Google-Konto ein. In der Webübersicht sieht man oben das Docs-Icon und kann rasch ein neues, leeres Dokument anlegen.

Rechts davon befindet sich die Vorlagengalerie mit Beispielen wie «Lebenslauf», «Brief» und «Projektvorschlag». Darunter findet man «Zuletzt verwendete Dokumente».

In der Vorlagengalerie werden eine Vielzahl von Vorlagen angeboten. Natürlich kann man auch Dokumente, welche lokal gespeichert sind, auf Google Docs hochladen. Diese können weiter bearbeitet oder als Vorlage benutzt werden.

Dokument öffnen und umbenennen

Um ein leeres Dokument zu erstellen, klickt man auf «Neues Dokument anlegen». Das neue Dokument heisst standardmässig «Unbenanntes Dokument». Direkt darunter befinden sich die Menüpunkte Datei, Bearbeiten, Ansicht etc. Darunter gibt es Schnellfunktionen wie Rückgängig machen oder Drucken.

Zunächst gibt man dem Dokument einen Namen, indem man auf «Unbenanntes Dokument» klickt und den Namen ändert. Jede Änderung wird automatisch im privaten Google Drive gespeichert.

Pfad, Status und Favoriten

Rechts vom Dateinamen erscheinen neben dem Favoritenstern zwei neue Icons. Mit dem einen kann man das Dokument verschieben, das andere zeigt den Dokumentenstatus an. Um den Google-Drive-Ordnerpfad zu ändern, klickt man auf das Verschieben-Icon. Standardmässig wird der Ordner «Meine Ablage» verwendet. Hier kann man einen neuen Pfad wählen und auf «Verschieben» klicken.

Das Wolken-Icon zeigt an, dass das Dokument in Google Drive gespeichert wurde und ob es offline verfügbar ist. Mit dem Stern-Icon kann man das Dokument zu den Favoriten hinzufügen. Klickt man auf den Zurück-Button im Browser, findet man das benannte Dokument unter «Zuletzt verwendete Dokumente».

Dateien aus Vorlagen erstellen

Um einen neuen Lebenslauf zu erstellen, bietet Google Docs einige Vorlagen an. Die Vorlagengalerie ist direkt neben «Neues Dokument anlegen» platziert. Um mehr Vorlagen zu sehen, klickt man auf das Symbol mit dem Auf- und Ab-Pfeil. Es gibt Vorlagen für Lebensläufe, Briefe, Projektvorschläge, Broschüren und Besprechungsnotizen. Über das Pfeilsymbol oben links gelangt man wieder zur Übersicht.

Vorlagen aus- und einblenden

Um die Vorlagen auszublenden, klickt man oben rechts neben Vorlagengalerie auf die drei Punkte und wählt «Alle Vorlagen ausblenden». Der Schnellzugriff auf leere Dokumente verschwindet dann ebenfalls. Alternativ kann man auf den farbigen Plus-Button klicken, um ein neues, leeres Dokument anzulegen. Möchte man die Vorlagen erneut anzeigen, klickt man oben links auf das Hamburger-Menü und geht zu den Einstellungen. Hier kann man «Zuletzt verwendete Vorlagen auf Startbildschirm anzeigen» aktivieren.

Bestehendes Dokument öffnen

Um ein bestehendes Dokument zu öffnen, klickt man entweder auf eines unter «Zuletzt verwendete Dokumente» oder auf das Ordnersymbol rechts daneben. Klickt man darauf, kann man auf weitere Registerkarten wie «Für mich freigegeben» oder «Markiert» zugreifen. Über «Upload» kann man ein Dokument hochladen oder per Drag&Drop hineinziehen. Das Dokument wird dann direkt in Google Docs geöffnet.

Offline-Nutzung

Um ein Google-Docs-Dokument offline verfügbar zu machen, kann man dies über den Menüpunkt Datei und «Offline verfügbar machen» erledigen. Alternativ kann man das Dokument herunterladen und als Microsoft-Word-File (.docx), OpenDocument-Datei (.odt) oder PDF-Dokument speichern. Im Chrome-Browser wird die heruntergeladene Datei im Download-Ordner angezeigt und kann im gewünschten Zielort abgelegt werden.

Beim Herunterladen werden verschiedene Dateiformate angeboten.

Dokument als Mail verschicken

Um ein Dokument per E-Mail zu verschicken, klickt man auf Datei, wählt «E-Mail» und «Diese Datei per E-Mail senden». Man gibt die Empfänger-E-Mail-Adresse ein, der Dokumentenname wird als Betreff übernommen. Eine Nachricht kann hinzugefügt werden. Unten wählt man den Dateityp (PDF, RTF, OpenDocument, HTML, Microsoft Word oder «Nur Text») und klickt auf «Senden».

Text formatieren

In Google Docs kann man mit Ausrichtung, Absatzstilen und Zeilenabstand arbeiten. Auch Kopf- und Fusszeilen oder Seitenzahlen lassen sich einfügen. Ein neues Feature ist das seitenlose Format. Die meisten Formatfunktionen findet man unter dem Menüpunkt Format, einige auch in der Schnellfunktionsleiste. Dort sind weitere Funktionen hinter dem Drei-Punkte-Symbol verborgen, wie Bild einfügen oder Kommentar hinzufügen. Praktisch: Google Docs bietet eine Rechtschreib- und Grammatikprüfung.

Zusammenarbeiten

Ein grosser Vorteil von Google Docs ist die Möglichkeit, mit anderen an einem Dokument zusammenzuarbeiten.

Dokument freigeben

Um ein Dokument freizugeben, öffnet man es in Google Docs. Über das Menü Datei gelangt man zur Option «Freigeben» und «Für andere freigeben». Man gibt die E-Mail-Adressen der Personen oder Gruppen ein, mit denen man das Dokument teilen möchte. Der Zugriff kann beschränkt werden: «Eingeschränkt» oder «Für jeden freigegeben, der einen Link erhält». Die hinzugefügten Personen können als Betrachter, Kommentator oder Mitarbeiter hinterlegt werden. Der Zugriff kann jederzeit wieder entfernt werden.

Kommentieren

Die andere Person greift über den Link auf das Dokument zu. Kommentiert wird über das Kommentar-Icon oben rechts. Um kommentieren zu können, muss man sich mit einem Google-Konto anmelden. Ein Klick auf das Kommentar-Icon zeigt alle Kommentare. Um einen neuen hinzuzufügen, klickt man auf «Add comment» oder markiert eine Textstelle, drückt die rechte Maustaste und wählt «Comment». Man kann auch mit Emojis reagieren.

Neben «Alle Kommentare» kann man «Für mich» anzeigen, um nur eigene Aufgaben zu sehen. Über das Glockensymbol kann man Benachrichtigungen für Kommentare anpassen. Die Personen, die am Dokument arbeiten, sehen eine Zahl beim Kommentar-Icon, die die Anzahl der Kommentare anzeigt. Links davon steht ein Uhr-Icon, das die letzte Änderung anzeigt. Wiederum links davon sieht man, wie viele andere Betrachter sich gerade im Dokument befinden.

An einem Anruf teilnehmen

Rechts des Kommentar-Icons befindet sich ein Kamerasymbol. Klickt man darauf, startet eine Google-Meet-Videokonferenz. Man muss die anderen Teilnehmer manuell einladen. Nützlich: Es gibt auch eine Chat-Funktion.

Fazit: Was ist besser?

Mit Google Docs kann man heute viel erledigen und nicht nur simple Textdokumente erstellen. Der Funktionsumfang kommt bei aufwändigen Dokumenten vielleicht nicht ganz an Word heran, doch für die meisten Bedürfnisse reicht es. Die Stärken von Google Docs liegen bei der Onlinebearbeitung, der Zusammenarbeit und der Arbeit im Homeoffice. Wer sensible Daten verwendet, sollte sich bewusst sein, dass alles in der Google-Cloud gespeichert wird. Bei der Formatierung und Bearbeitung von PDFs hat Word für Desktop weiterhin die Nase vorn.

Als alternative empfehle ich LibreOffice, welche keine Nachteile gegenüber Word und Google Docs hat. Es können MS-Office / Google Docs Dateien geöffnet als auch als solche gespeichert werden. Für 98 % aller Benutzer ist das absolut die richtige Office-Suite.